OpenKM官方版

OpenKM简介

OpenKM是一个开放的文档管理系统，可以帮助企业搭建电子文档管理系统，将电子书添加到软件管理中，将文档、科技期刊、论文、行业标准文档添加到系统管理中，在web客户端直接访问系统，并通过浏览器搜索所需的文档资源，支持在线查看文档、翻译文档内容和OCR识别。纸质物品可以快速扫描到电脑保存，文档可以批量添加到系统保存，上传的文档可以自动进行病毒分析。OpenKM可以管理各种文档。条形码、发票、邮件、编程文件、教程资源等内容都可以上传到OpenKM系统！

OpenKM软件功能

1.资料管理

OpenKM是一种企业内容管理软件，通常称为文档管理系统(DMS)。关于文档管理术语的文献很多，如DMS、edms或S等，这些术语通常受营销规则的影响，而非客观原因。

文档管理软件是一种计算机程序，用于存储、管理和跟踪纸质电子文档以及使用文档扫描仪捕获的电子图像。

OpenKM是一种管理解决方案，它使企业能够控制电子文档的生产、存储、管理和分发，从而产生更大的有效性以及重用和控制文档流的能力。

OpenKM是一款文档管理软件，它将所有基本的文档管理、协作和高级搜索功能集成到一个易于使用的解决方案中。该系统还包括管理工具，用于定义各种用户的角色、访问控制、用户配额、文档安全级别、详细的活动日志和自动化设置。

OpenKM文档管理软件建立了一个非常有价值的公司资产存储库，以促进知识创造和改进业务决策，提高工作组和企业的生产力，并通过共享实践、更大更好的客户关系、更快的周期、更短的产品上市时间做出更明智的决策。

通过OpenKM企业文档管理，您可以:

控制您的企业内容。

从任何数字来源收集。

在文件和项目上与同事合作。

通过搜索文档、专家和资源，组织可以利用积累的知识。

企业内容管理功能。

管理数字内容。

管理文件。

2.档案管理

OpenKM记录管理通过有效和系统地控制记录的创建、接收、使用和处置来帮助您的组织，包括捕获和记录业务活动和交易以及相关流程的证据。

OpenKM记录管理系统将随着时间的推移捕获和管理记录，并提供对它们的访问。

OpenKM跟踪系统审核流程，在该流程中，对行动的时限进行监控，并对业务人员施加限制。

OpenKM处置是与决定记录保留、销毁或转移相关的一系列过程，记录在处置权限或其他工具中。销毁是指在任何可能的重建过程中删除或删除记录的过程。

OpenKM文件计划是一组规则，指出记录应该保存在哪里、适用于它们的策略、它们必须保存多长时间、应该如何处理以及由谁来处理。负责管理他们。

通过OpenKM企业文档管理，您可以:

设置生命周期管理。

治理。

管理内容。

3.工作流程

/[/k0/通过将流程与内容创建联系起来，OpenKM使组织能够更快地交换交易并响应新的或不断变化的业务需求。

借助OpenKM企业文档管理，您的所有文档都将以电子方式存储和组织，以适应您的工作流程和访问要求。它们可以通过智能全球搜索轻松检索。

创建复杂的工作流程。

，审批和确认的工作流程。

支持串行和并行工作流。

将任务分配给组或用户。

监控工作流任务、状态和流程。

可配置的消息。

OpenKM软件特色

OpenKM是一个电子文件和记录管理系统(EDRMS)。关于文档管理术语的文献很多，如DMS、edms或S等，这些术语通常受营销规则的影响，而非客观原因。

从文档管理的角度来看，在大多数情况下，DMS、S和EDRMS之间的区别是主观的或不相关的。最近，S这个词似乎取得了一些营销上的成功，它实际上是最常用的术语之一。但是，我们更喜欢用EDRMS这个词，在营销领域可能不太成功，但从我们的角度来看，它更严格，更有代表性。

OpenKM可以帮助您:

持续的数据捕获。

商店。

在组织内修改和共享物理和/或数字文档。

将保留期应用于存储的项目。

确定每个记录系列和文档的所有者。

设置链和适当的审计记录。

如有必要，应用法律记录。

管理记录处置。

在整个生命周期中保持记录。

OpenKM的一些目标是:

提高效率。文档审批更快，手动数据输入更少，自动重复任务等。

设置合规级别。当机构、审计员和其他机构打电话给组织时，该系统可以帮助组织避免受到惩罚。

保存历史内容。跟踪文档的状态(由生命周期的不同阶段决定)。

在单一访问点整合公司知识。

OpenKM教程

PenKM前端是内容存储库的背景视图。这些功能分为几个部分:

顶部的菜单栏提供了按类型组织的所有功能。

右上角的快速搜索框。

工具栏最常用的功能在哪里？

您可以在桌面选项卡上浏览存储库。

使用“搜索”选项卡查询存储库。

仪表板选项卡提供了一组仪表板。

“管理”选项卡提供了一组管理工具。

底部的状态面板提供了一般信息。

只有拥有角色的成员才能访问“管理”选项卡。

OpenKM前端允许您管理任何类型的内容:扫描图像、照片、办公文档，甚至是大型文件或CAD文件。内置的工作流功能可以帮助公司自动化业务流程，全面控制文档周期，从而节省时间和金钱。它还允许围绕使用内容的社交活动将人们与其他人联系起来，将人们与其联系起来，并将人们与其联系起来；集体智慧帮助更有效地管理公司的人力资源。

OpenKM配置文件功能可以帮助管理员设置为应用程序的每个用户显示的内容。

OpenKM提供以下解决方案:

控制要管理的不断增加的数量。

结束存储来源的多样化。

防止重复。

通过控制文档版本而生效。

减少搜索所需的时间和资源。

避免知识泄露或用户错误访问，从而履行LOPD(西班牙数据保护)规定的义务。

限制未授权用户的访问。

通过/

菜单栏

顶部的菜单栏具有按类型组织的所有功能:

文件。

编辑。

工具。

书签。

模板。

救命啊。

快速搜索框

快速搜索框位于右上角。它提供了对搜索面板中默认搜索的快速访问。

查询的最小文本长度为三个字符。

工具栏

工具栏部分有最常用的功能，如下载文档、创建新文件夹、编辑或上传文件。

桌面

大多数用户的活动都在这里完成。用户可以直接使用文件夹、文档、邮件或记录。

桌面分布在树部分:

左侧的导航面板。

浏览器位于顶部中央。

底部的属面板。

航行

左侧导航是一个堆栈面板。每个堆栈都包含在来自根目录的树结构(文件夹和记录层次结构)中，因此可以轻松访问文档和邮件。

浏览器

顶部的浏览器面板显示位于导航面板中所选节点上的节点表(文档、文件夹、邮件和记录)。

产品

底部的“属”面板显示了一组包含分组属或函数的选项卡，例如与选定节点相关联的预览。所选节点可以是导航器节点或浏览器节点。

基本上，在导航器面板上选择的节点决定了浏览器面板上显示的内容，根据用户最后选择的节点是在导航器还是浏览器面板上，类别面板将在导航器或浏览器上显示活动节点的类别。

搜索

“搜索”选项卡允许您查询存储库。在此选项卡中，您可以访问不同的搜索来查询应用程序的内容:

默认搜索是全文搜索。默认搜索也可以在屏幕的右上角找到。

通过高级搜索，您可以搜索关键字、元数据和其他标准，例如应用程序中的位置。

仪表板

仪表板提供了一组仪表板，每个用户都有一组个人仪表板，这些仪表板显示相关的仪表板，并有助于获得应用程序活动的全局视图。

仪表板面板:

用户视图。显示系统中已执行的作业。

整体视图。显示应用程序活动的全局视图。

新闻。根据计划用户搜索查询。

邮件。这是所有邮件存储库中的虚拟导航。

工作流程。用户从事公司业务流程任务。

关键词图。根据所有存储库关键字显示标签云。

消息传递。显示内部OpenKM消息。

论坛。展示论坛。

维基。显示维基。

开会。使用OpenMeetings管理会议。

仅当您启用消息传递时，消息传递才可用。

仅当论坛功能启用时，论坛才可用。

维基仅在启用维基功能时可用。

只有启用了OpenMeetings功能，会议才可用。

管理

管理面板是一组可以帮助管理员管理应用程序的工具。

有关更多信息，请参考《管理指南》。

情况

状态面板提供一般信息:

OpenKM新闻提醒。

连接的用户。

用户存储库大小。

闲谈

警报。

版本上的HTML文档。

消息面板。

批量上传程序

批量上传可以帮助您同时插入或更新多个文档，而不是转到“添加新文档”并单独选择每个文档。

此功能可从菜单栏(请参见使用菜单栏)和工具栏(请参见使用工具栏)获得。

Uploader会检测要上传的文档何时已经存在于存储库中，在这种情况下，它会询问您是否要将此新内容添加为新的文档版本。

该功能要求在浏览器中启用Java。

使用

在存储库中选择一个节点(文件夹或记录)。

单击批量上传图标。将显示上传程序窗口。

将文件或文件夹从台式计算机拖放到上传器窗口。并且文件和文件夹会自动上传到OpenKM到当前选择的文件夹路径。

如果上传文档时出现问题，它将在状态列中显示“错误”。

规划您的数据组织

在广泛使用应用程序之前，您应该规划存储库中的数据组织。

以下一般概念只是在广泛使用应用程序之前应该考虑的基本步骤。

对组织的良好分析和对应用程序的理解可以帮助您找到解决问题的最佳方法。OpenKM并不是一个封闭的应用，只是一些专注于文档管理的功能。OpenKM是一个灵活的应用程序，可以用于许多方面。最好花点时间去了解你的组织，所涉及的业务逻辑和流程，以及OpenKM功能在你的日常工作中是如何协同工作，帮助你的组织提高效率和节省资金的。

你应该问一些关于你的组织的问题:

你和你的文件在哪里？

你有什么样的文件？

你的文件是电子格式的吗？

你有什么格式？PDF，MS Office，OpenOffice等

你到底是怎么找到文件的？你想怎么找到它，你认为它和哪些术语有关？

谁可以通过什么方式访问它？

你需要工作流程吗？

上一个问题的目的是什么？

标记所有不同的类型(发票、预算、法律文件等)。)放在桌子上。

确定文档格式(PDF、DOC等)。)

确定应该处理(扫描)的非数字化。数字化过程可以是一个基本过程。

确定每种类型(文档类型)的相关(元数据)。例如，发票通常有发票号、期间范围、客户等。元数据将帮助用户快速有效地搜索。

确定每个文档类型必须应用的安全性。谁能读，写或删除。此外，您的安全要求将帮助您设置所需的应用程序日志级别。OpenKM为您提供了对任何用户的全面审核，这些用户可以以或多或少受限的方式进行配置。

确定工作流程和参与工作流程的人员。

目标是创建一个包含日历和里程碑的计划。

你想植入什么应用程序？通常可能是:

在我的组织中建立一些订单。该应用程序“强制”用户以某种方式工作，这对您的公司有利，因为它可以帮助您“设置所有用户都必须遵守的规则”。

巩固智力资本。通过将您所有的公司知识集成到一个点，您可以与所有用户共享您所有的公司知识，并为他们设置规则。

帮助完善法律法规。

尝试在单个文档上进行设置和标准化，以回答此问题和其他问题。这将帮助你计划如何组织起来。

良好实践

把OpenKM想象成一个会影响你所有部门，通常也会影响你的客户的项目。

选择器。

一步一步植入项目。您可以从一个部门或一组用户开始，或者将其用于一些业务逻辑流程。在你的公司里，把植入当作一种病毒。一个好的设计师应该证明新产品的好处，并展示给其他用户。如果用户认为应用对自己的工作有帮助(有效搜索、节省时间和解决实际问题等。)，他们通常会先有兴趣使用它，然后用户通常会收到来自公司的任何带有负面新闻的消息。OpenKM的主要目标之一是直观的UI，这可以在这个过程中提供帮助(两周之后，用户就可以轻松使用应用程序)。

简单地考虑，最好的解决办法通常是找到最简单的方法来解决问题。

倾听您的用户，并尝试让他们参与到项目中。

定期检查你的计划，并尝试改进和发现可能的问题。